気が付けば送付状を1か月以上書いていなかった件

  • LINEで送る

ビジネスで書類を郵送で送る際に欠かせない送付状

ふと振り返れば、その送付状を1か月もの間一切書かずに過ごしていることに気が付きました。

 

書類の郵送を極力省く

税理士業界は電子化が進んでいない業界です。

領収書など業界的に紙で保存しなければいけないものも多く(電子帳簿保存法は改正が加えられていますが、中小企業にとって運用ハードルはまだまだ高いです。)、ITに弱い人が多いということもあるかともいます。

また、帳簿の作成を税理士事務所が行う記帳代行の業務でも、領収書や請求書を預かることが多いので、資料の保管という意味での紙の資料は膨大になります。

そして、多くの税理士事務所は、紙データを保管することは仕方がないとあきらめているようです。

 

仕事でもプライベートでも当てはまりますが、

まずは、資料の郵送から減らしていきましょう。

 

紙の資料を郵送すると、時間的にも金銭的にもコストがかかります。

印刷して、送付状を書き、封筒に入れ、切手を貼って、ポストに投函する必要があります。

切手がない場合は郵便局やコンビニで買う必要もありますし、料金がわからない場合は自分で測るか、郵便局で測ってもらう必要があります。

そして、届くまでに1日~2日程度の時間がかかります。

 

しかし、それがメールで送るとなると会社にいながら、席すらも立たずにわずかな時間で無料で送信できます。

私自身、請求書などは、先方の了解を得てメールで送信するようにしています。

最近では、報告書も先にメールで送信しておいて目を通していただいてから、訪問時に詳しい説明を行うようにしています。

 

メール、ネットでできるなら切り替える

仕事ではメールで送信できますが、プライベートは色々な資料を送らなければいけないことが多くあります。

ネットでの受付がある場合は、そちらを利用するようにしましょう。

例えば、ネットバンクは、口座開設すらもインターネット上から行うことができ、身分証明書である運転免許所などもアップロードで完了します。(法人口座の場合はネット送付が必要な場合もあり)

 

当たり前を見直す

紙で郵送して当たり前という考え方を見直してみてください。

取引先なども、意外と承諾してくれる場合がほとんどです。

FAXなどは、海外ではすでに使われておらず、日本でもどんどん利用がなくなっていいます。

「今までの送り方」が少しずつ変わってきているタイミングですので、一度見直してみてはいかがでしょうか?

  • LINEで送る

SNSでもご購読できます。

相談・仕事の依頼はこちら→「サービスメニュー
お問い合わせはこちら→「お問い合わせ

コメントを残す

*